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Retrodigitalisierung von Papier und Datei

Die Inhalte der Jahrbücher einer größeren Organisation sollten datenbankgestützt recherchierbar gemacht werden. Dies war für die Organisation deshalb besonders interessant, weil die Jahrbücher in kurzen Artikeln praktisch alle wichtigen organisationsinternen Ereignisse referierten. Die Jahrbücher früher Jahre lagen nur als Papier vor, die jüngerer Jahre auch als Dateien des verwendeten Layoutprogramms. Die Datenbank für dieses Projekt war eher simpel: Nur 4 Felder waren für die Erfassung der Daten relevant

media offices ließ die Papierdaten scannen und per Texterkennung in Textdateien konvertieren. Diese Dateien mussten natürlich noch einmal komplett gegen die papiernen Ausdrucke Korrektur gelesen werden. Bei der Korrekturlesung wurden auch gleich die für die Feldzuordnung notwendigen Marker in die Datei gesetzt. Für die Marker gab es natürlich Tastenkürzel.

Die bereits als Datei vorhandenen Texte wurden mit Feldkennern versehen und leicht aufbereitet (z.B. Löschen nicht benötigter, leicht identifizierbarer Textteile).

Eine automatische Nachbehandlung aller aufbereiteten Texte überprüfte diese auf systematische Fehler und vereinheitlichte beispielsweise die Datumsdarstellung. Außerdem wies sie zusätzlichen Feldern automatische Texte zu, die aus den übrigen Daten abgeleitet werden konnten (z.B. die Quelle, die aus dem Ereignisdatum abgeleitet werden konnte). Abschließend wurden die Dateien in das gewünschte Übergabeformat überführt, so dass die Daten problemlos in die Datenbank importiert werden konnten.

Retrokonvertierung oder Retrodigitalisierung?

Genau genommen bewegte sich das Projekt damit auf der Grenze zwischen Retrokonvertierung und Retrodigitalisierung: Bei einer Retrodigitalisierung nach der reinen Lehre hätte keinerlei Aufbereitung/Bearbeitung der Daten erfolgen dürfen.

Anmerkung

media offices hat sich vom Geschäftsbereich Retrokonversion getrennt und übernimmt keine Aufträge mehr in dem Bereich.