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Retrokonversion für das Deutsche Rundfunkarchiv, Frankfurt/Main und Potsdam

Heutzutage läuft fast nichts mehr ohne Computer — alle neuen Daten werden direkt am Computer erfasst, stehen also einer elektronischen Auswertung unmittelbar zur Verfügung. Aber was passiert mit den Altbeständen? Wie kommen die riesigen Katalogbestände von Bibliotheken und ähnlichen Einrichtungen in volltext-suchbare Datenbanken?

Dies passiert per Retrokonversion. Auch wenn die Daten zu "prähistorischen" Zeiten schon nach recht klaren "Regeln alphabetischer Katalogisierung" (RAK), bzw. nach "Preußischer Instruktion" (PI) auf den Karteikarten notiert wurden, so genügen sie den Anforderungen des Computerzeitalters nur bedingt. Darum müssen die Inhalte der papiernen Katalogkarten fast immer manuell erfasst werden.

Vielfach wird die Retrokonversion auch gleich genutzt, um die Daten zu normieren: Namen werden gegen Namenslisten abgeglichen, nicht mehr benötigte Detailinformationen werden verworfen, Abkürzungen und Notationen aufgelöst — zur Retrokonversion eines Bibliothekskatalogs gehört häufig ein umfangreiches Regelwerk, das während der Erfassung berücksichtigt werden muss.

Das Deutsche Rundfunkarchiv (DRA) beauftragte media offices mit der Digitalisierung von zwei verschiedenen Katalogen. Die Erfassung erfolgte nach unterschiedlichen Regeln in tabellarischer Form in einer Textverarbeitung. Umfangreiche, für jedes Retrokonversionsprojekt spezifische Makros unterstützten die Erfassung und Prüfung der Daten. Abschließend mussten die Daten in ein spezielles ASCII-Format überführt werden: Auch hierfür war eine umfängliche Makroprogrammierung notwendig.

In dem einen, am Standort Potsdam-Babelsberg des DRA durchgeführten Projekt werden die Kataloginformationen zu jenen Beiträgen der "Aktuellen Kamera" des DDR-Fernsehens erfasst, die auf Film vorliegen: Aufgrund der schieren Menge und der begrenzten Mittel wird es hier wohl noch einige Zeit dauern, bis Rechercheure in der Datenbank nicht nur Verweise auf Bildmaterial zum 1000. Kilometer Graben im Havelland im Jahr 1961 finden können, sondern auch zum Ende der DDR.

Anmerkung

media offices hat sich vom Geschäftsbereich Retrokonversion getrennt und übernimmt keine Aufträge mehr in dem Bereich.